YOGYAKARTA (Kemendukbangga) — Berawal dari rasa penasaran delapan orang Pejabat Fungsional Arsiparis Kementerian Kependudukan dan Pembangunan Keluarga (Kemendukbangga) Perwakilan BKKBN Jawa Tengah atas keberhasilan rekannya di Perwakilan BKKBN DIY yang hanya ada satu orang namun pada 2024 lalu berhasil meraih Pengelolaan Arsip Terbaik di lingkungan Kemendukbangga. Maka pada Jumat (11/04/2025) sebagian dari para Arsiparis tersebut diantar oleh Sekretaris Badan Sri Rahayu berkunjung ke Perwakilan BKKBN DIY untuk melihat dan belajar kiat-kiat pengelolaan arsip.
Didik Sudarmadi, anggota Tim Kerja Perwakilan BKKBN DIY yang antara lain membidangi pengelolaan arsip saat mengantarkan penijauan ruang arsip menyampaikan kiat pertama keberhasilan dalam penilaian adalah dengan melaksanakan penghapusan arsip inaktif. Berikutnya adalah dengan melengkapi sarpras yang seharusnya ada pada ruang penyimpanan arsip. Tentu juga dilakukan penanganan arsip sesuai SOPnya sudah dibakukan oleh ANRI.
“Penghapusan arsip kami prioritaskan tahun lalu karena disamping mengurangi beban penyimpanan dan telah lama tidak kami lakukan juga karena tingginya poin yang didapat dalam penilaian oleh Tim Penilai Pusat,” demikian Arfin Gallero, satu-satunya Arsiparis yang dimiliki tuan rumah.
Pemusnahan arsip inaktif merupakan proses menghapus atau menghancurkan dokumen dan informasi yang sudah tidak lagi dibutuhkan atau relevan bagi sebuah organisasi namun bila jatuh ke tangan yang salah akan membahayakan bagi kepentingan publik. Selain masalah keamanan data, pemusnahan arsip juga meningkatkan efisiensi, yaitu membebaskan ruang penyimpanan baik fisik maupun digital, agar arsip yang lebih baru dapat disimpan.
Dijelaskan Arfin, pemusnahan arsip adalah langkah terakhir dari salah satu proses manajemen kearsipan yaitu penyusutan arsip. Penyusutan arsip merupakan kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip yang sudah jarang digunakan oleh unit pengolah ke unit kearsipan, menyerahkan arsip yang bernilai guna dari unit kearsipan instansi ke lembaga kearsipan, dan yang terakhir memusnahkan arsip yang tidak lagi memiliki nilai kegunaan baik bagi instansi pemilik arsip maupun pihak lain.
“Arsip yang kami musnahkan kali ini merupakan kumpulan arsip selama 10 tahun sejak 2004 – 2014. Setelah dilakukan pemilahan, arsip yang sudah tidak memilik nilai guna ini kami mintakan persetujuan Lembaga Arsip Nasional untuk dimusnahkan,” terang Arfin.
Selain pemusnahan arsip, Didik juga menunjukkan sejumlah kelengkapan ruang penyimpanan arsip yang ada yang mendukung penilaian diantaranya pendingin ruangan, alat pemadam api, pemantau kelembapan, dan detektor asap. Kondisi atap ruangan juga perlu diperhatikan agar jangan sampai terjadi kebocoran yang dapat merusak arsip yang tersimpan.
Sri Rahayu menyampaikan kekagumannya pada pengelolaan arsip di Perwakilan BKKBN DIY dan secara berkelakar mengungkapkan niatnya untuk “menyewa” satu-satunya Arsiparis BKKBN DIY untuk membantu penghapusan arsip di unit kerjanya. Selain meninjau pengelolaan arsip rombongan juga menyempatkan mengunjungi Studio Media Production Center (MPC), yang menjadi tempat pembuatan konten media sosial, siniar, dan media KIE. (*)
penulis : FX Danarto SY
